Rekisterinpitäjä

Areena Yhtiöt Oy

Y-tunnus: 2509389-9

Puistolantori 1
00760 Helsinki

Puhelinnumero: 0458408357

Sähköposti: info@kuntoareena.fi

Yhteyshenkilö

Juha Valtonen

Yhteystiedot: info@kuntoareena.fi

Rekisterin nimi

Kunto Areena asiakas- ja kulunvalvontarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

– Asiakkuuden perustaminen ja hallinta (jäsenyyden luominen, kulkuoikeuksien hallinta, laskutus ja maksutapahtumat).

– Kulunvalvonta ja tilojen turvallisuuden varmistaminen (avainten hallinta, sisäänkäynnin yhteydessä otettavat kuvasarjat sekä kameravalvonta).

– Asiakaspalvelu ja sopimusehtojen toteuttaminen (esimerkiksi kortin uusiminen tai ajan lisääminen toimistossa).

– Verkkokauppapalvelun toteuttaminen (asiakastilin luominen, ostotapahtumat ja maksujen käsittely).

– Mahdollinen suoramarkkinointi ja asiakasviestintä, jos asiakas on antanut siihen suostumuksen.

Kuvaus rekisterin tietosisällöstä

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja asiakkaista:

– Perustiedot: nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), asiakasnumero.

– Asiakkuuteen liittyvät tiedot: avainkortin/avaimen tunnistetiedot, voimassaoloaika, ostohistoria (toimisto ja verkkokauppa), sopimusehdot ja niiden hyväksyntä.

– Kulunvalvontatiedot: sisään- ja uloskäyntiajat, kulunvalvontaohjelman keräämät kuvasarjat sisäänkäynnin yhteydessä.

– Kameravalvontatiedot: tallenteet kuntosalin yleisistä tiloista.

– Markkinointisuostumukset ja -kiellot.

– Maksutiedot (maksutapa, maksutapahtumien tekniset tiedot, ei kuitenkaan maksukorttien numeroita, koska ne kulkevat maksupalveluntarjoajan kautta).

Käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin.

Sopimus:
henkilötietojen käsittely on tarpeen asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen toteuttamiseksi (asiakkuuden perustaminen, kulkuoikeuksien hallinta, maksutapahtumat, verkkokauppa).

Lakisääteinen velvoite:
esimerkiksi kirjanpitoon liittyvien asiakirjojen säilyttäminen.

Oikeutettu etu:
turvallisuuden varmistaminen kulunvalvonnan ja kameravalvonnan avulla.

Suostumus:
markkinointiviestien lähettäminen.

Kuvaus henkilötietojen vastaanottajista

Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan ne tahot, joilla on tehtäviensä hoitamisen vuoksi siihen oikeus.

Tietoja voidaan käsitellä seuraavien vastaanottajaryhmien piirissä:

– Kuntosalin oma henkilöstö, joka vastaa asiakkuuden hallinnasta, kulunvalvonnasta ja asiakaspalvelusta.

– Kulunvalvonta- ja verkkokauppajärjestelmän toimittaja, joka toimii tietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun ja vastaa järjestelmän teknisestä ylläpidosta.

– Verkkosivuston ja sähköpostipalveluiden palveluntarjoaja, joka ylläpitää kuntosalin verkkosivuja ja sähköpostipalvelimia.

– Kirjanpitäjä ja taloushallinnon kumppanit, joille siirretään laskutukseen ja kirjanpitoon liittyviä tietoja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

– Maksupalveluntarjoaja (esimerkiksi Paytrail ja Visma Netvisor) maksutapahtumien ja kirjanpidon yhteydessä.

– Tietotekniset tukipalvelut, joita käytetään hallinnollisiin tarkoituksiin, kuten tiedostojen varmuuskopiointiin tai laskutusaineiston siirtoon.

Kaikki henkilötietojen käsittelijät ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetusta ja käsittelevät tietoja vain rekisterinpitäjän lukuun.

Tietolähde

Rekisteröidyltä itseltä

Onko henkilötiedot annettava ja antamatta jättämisen seuraukset

Asiakastietojen antaminen on välttämätöntä asiakassuhteen perustamiseksi ja kuntosalin palvelujen käyttämiseksi. Ilman henkilötietoja (kuten nimi, yhteystiedot ja avainkortin tunnistetiedot) emme voi luoda asiakastiliä, myöntää kulkuoikeutta salille tai toteuttaa maksutapahtumia.

Kulunvalvonta- ja kameravalvontatietojen käsittely on välttämätöntä tilojen turvallisuuden ja asianmukaisen käytön varmistamiseksi. Jos asiakas ei hyväksy näiden tietojen käsittelyä, kuntosalin palveluja ei voida tarjota, koska valvonta on osa toiminnan turvallisuusjärjestelyjä.

Markkinointisuostumuksen antaminen on vapaaehtoista. Suostumuksen puuttuminen ei vaikuta asiakkuuteen eikä salin käyttömahdollisuuteen.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.

Asiakastietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen mahdollisen uudelleenaktivoimisen mahdollistamiseksi, mikäli asiakas haluaa jatkaa kuntosalin käyttöä myöhemmin ilman uutta aloitusmaksua. Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, jos asiakas pyytää tietojensa poistamista tai jos voidaan kohtuudella todeta, ettei asiakkuutta enää tulla jatkamaan.

Kulunvalvonta- ja kameravalvontatallenteita säilytetään vain sen ajan, joka on tarpeen turvallisuuden varmistamiseksi ja mahdollisten väärinkäytöstilanteiden selvittämiseksi.

Kirjanpidollisia tietoja säilytetään lain edellyttämän ajan (esimerkiksi kirjanpitolain mukaisesti).

Markkinointilistalla olevien henkilöiden tiedot poistetaan, jos henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää poistamista.

Siirretäänkö rekisterin tietoja EUn tai ETAn ulkopuolelle

Ei

Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä

Ei

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Tällöin henkilötietojen käsittely keskeytetään, ellei rekisterinpitäjä pysty osoittamaan käsittelylle pakottavaa perustetta, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten milloin tahansa.

Oikeutta voi käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse osoitteeseen info@kuntoareena.fi tai toimittamalla kirjallinen pyyntö kuntosalin vastaanottoon osoitteeseen Areena Yhtiöt Oy, Puistolantori 1, 00760 Helsinki.

Oikeus perua suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta toteutettuun käsittelyyn.

Suostumuksen voi peruuttaa helposti verkkokaupan ”Omat tiedot – Oma profiili” -kohdassa poistamalla valinnan samasta ruudusta, jonka kautta suostumus on alun perin annettu. Suostumuksen voi vaihtoehtoisesti peruuttaa myös ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen info@kuntoareena.fi tai ilmoittamalla asiasta kuntosalin henkilökunnalle.

Suostumuksen peruuttaminen on yhtä helppoa kuin sen antaminen, eikä se vaikuta asiakkuuteen tai palvelun käyttöoikeuteen.

Rekisteröidyn muut oikeudet

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Oikeus tietojen poistamiseen

Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan

Rekisteröity voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse osoitteeseen info@kuntoareena.fi tai esittämällä pyynnön henkilökohtaisesti kuntosalin toimistolla.

Toimistolla tehtävän pyynnön yhteydessä rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan esimerkiksi voimassa olevasta henkilöllisyystodistuksesta. Sähköpostitse tehtyjen pyyntöjen osalta rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Rekisteröidyn pyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Oikeus tehdä valitus

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.